ট্যালি টিউটোরিয়াল – ৭ : অ্যাকাউন্টিং ভাউচার তৈরি করা

0
597

আপনাদের ট্যালি সফটওয়্যার বাংলাদেশের পক্ষ থেকে নববর্ষের শুভেচ্ছা জানিয়ে আজকের টিউটোরিয়াল শুরু করছি। গত পর্বে আমরা শিখেছি কিভাবে ট্যালি.ইআরপি ৯ এ গ্রুপ ব্যবস্থাপনা করা যায়। আজ আমরা অ্যাকাউন্টিং ভাউচারের বিস্তারিত, কিভাবে ট্যালি ইআরপি ৯ এ ভাউচার এন্ট্রি করা যায় এবং আনুসঙ্গিক বিস্তারিত শিখবো।

ভাউচার কি

ভাউচার হলো কোন লেনদেনের সমর্থনে লিখিত প্রমানপত্র। কারবার প্রতিষ্ঠানের পন্য ক্রয়-বিক্রয় এবং বিভিন্ন প্রকার আয়-ব্যায় সংক্রান্ত লেনদেনের স্বচ্ছতা, জবাবদিহিতা এবং সত্যতা যাচাইয়ের জন্য ভাউচার ব্যবহৃত হয়। এটি নগদান বইয়ে লিপিবদ্ধ করার জন্য প্রমান্য দলিল। কোন কিছু গ্রহন করা বা কোন কিছু পরিশোধ করা হলেই একটি লেনদেন সম্পাদিত হয়। আর একটি লেনদেন সম্পাদন হলেইকেবল ভাউচার তৈরি করা যায়।

ট্যালি.ইআরপি ৯ সফটওয়্যারে ভাউচার ইনপুট করা হলেই অন্যান্য সকল রিপোর্ট ও প্রতিবেদন স্বংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়ে যায়।

ভাউচার প্রকারভেদ

ভাউচার প্রধানত ২ প্রকার। যথা – ডেবিট ভাউচার ও ক্রেডিট ভাউচার । ডেবিট ভাউচার হলো নগদে পণ্য ক্রয় সহ অন্যান্য যে সকল ব্যায় নির্বাহ করা হয় তার জন্য ব্যবহৃত প্রামান্য দলিল। অন্যদিকে নগদে পণ্য ক্রয় বিক্রয় এ বিভিন্ন প্রকার আয়ের জন্য ব্যবহৃত ভাউচার কে ক্রেডিট ভাউচার বলে।

ভাউচার তৈরি করা

কোন ব্যবসায়ী প্রতিষ্ঠান দৈনিক লেনদেন, যেমন ক্রয়-বিক্রয়, অর্থ পরিশোধ, অর্থ গ্রহণ ইত্যাদি যাবতীয় লেনদেন ভাউচার হিসাবে লিপিবদ্ধ রাখে । এ ভাউচার থেকে লেজার কিংবা যাবতীয় রির্পোট তৈরি করা যায় । হিসাব ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার হিসাবে ট্যালির ডেটা এন্ট্রি করার জন্য বিভিন্ন ধরনের ভাউচার ব্যবহার করা হয়েছে । এ পাঠে আমরা বিভিন্ন ভাউচার সম্পর্কে জানব।

ভাউচারের প্রকারভেদ

ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন ধরনের লেনদেন হয়ে থাকে । ট্যালির ধরন অনুযায়ী লেনদেনগুলো ইনপুট করার জন্য পূর্ব নির্ধারিত বিভিন্ন প্রকার ভাউচার ফরমেট রয়েছে । এসব ফরমেট ব্যবহার করে প্রায় সব ধরনের লেনদেন হিসাবভুক্ত করা। ট্যালিতে ব্যবহারকারী প্রয়োজনে যেকোন ভাউচার নিজের ব্যবহার উপযোগী বা কাস্টমাইজ করে নিতে পারেন ।

ব্যবসায়িক লেনদেনের উপর ভিত্তি করে ভাউচারকে বিভিন্ন শ্রেণীতে বিভক্ত করা হয়েছে । যথা-

  • Contra ভাউচার
  • Receipts ভাউচার
  • Payment ভাউচার
  • Journal ভাউচার

এছাড়াও কাস্টমার ও সাপ্লায়ারদের সাথে লেনদেনগুলোকে নিম্নোক্তভাবে শ্রেণীবিভাগ করা হয় ।

  • Sales ভাউচার
  • Purchase ভাউচার
  • ডেবিট নোট ও ক্রেডিট নোট ।

ট্যালির ভাউচার প্রদর্শন করা

১। Gateway of Tally মেনু থেকে Accounts Info à Voucher Types à Display ক্লিক করুন ।

পূর্ব নির্ধারিত ভাউচার সমূহের তালিকা প্রদর্শিত হবে ।

Photo-1 Vou type ট্যালি টিউটোরিয়াল – ৭ : অ্যাকাউন্টিং ভাউচার তৈরি করা

Payment Voucher

Receipt Voucher

Sales Voucher

  • Sales order
  • Sales Voucher/Invoice
  • Delivery Notes
  • Rejection In.

Purchase Voucher

  • Purchase order
  • Purchase Voucher
  • Rejection Out.

Journal Voucher

  • Credit Notes
  • Debit Notes
  • Journals

Memo Voucher

  • Reversing Journal
  • Stock Journal
  • Physical Stock

২। যেকোন ভাউচার টাইপ নির্বাচন করে উক্ত ভাউচার ফরমেট দেখা যাবে । যেমন – Contra নির্বাচন করে এন্টার কী চাপলে নিম্নরূপ Voucher Type প্রদর্শিত হবে ।

Photo-2 cont vou ট্যালি টিউটোরিয়াল – ৭ : অ্যাকাউন্টিং ভাউচার তৈরি করা

Esc চাপ দিয়ে আগের মেনুতে ফিরে আসা যাবে । উপরোক্ত নিয়মানুসারে অন্যান্য ভাউচারগুলো প্রদর্শন করে দেখা যাবে।

ভাউচার কনফিগার করা

ট্যালিতে পূর্বনির্ধারিত ভাউচারে ডিফল্ট ভ্যালু দেওয়া আছে। ভাউচার কনফিগার করে ব্যবহারকারী নিজের মতো ভাউচার সাজিয়ে নিতে পারেন । ভাউচার কনফিগারেশন করার জন্য:

১। F12: কী চাপ দিন । Configuration মেনু আসবে।

২। Voucher Entry অপশনে ক্লিক করুন । Voucher Entry Configuration মেনু প্রদর্শিত হবে ।

Photo-3 vou. entry config ট্যালি টিউটোরিয়াল – ৭ : অ্যাকাউন্টিং ভাউচার তৈরি করা

 

ভাউচার এন্ট্রি অপশনগুলোর ব্যবহার

ভাউচার এন্ট্রি করার বিভিন্ন বিষয় নির্ধারণ করার জন্য মেনুর বিভিন্ন অপশন ব্যবহার করা যায় । নিম্নে এ অপশনগুলা সম্পর্কে আলোচনা করা হলো :

Skip date field Create Mode (Faster Entry): ডিফল্ট Yes নির্বাচন করা থাকে । Yes নির্বাচন করা থাকলে আগের ভাউচার তারিখ প্রদর্শিত হবে । একই তারিখের একাধিক ভাউচার ইনপুট ইনপুট করেতে চাইলে এ ফিচারটি একটিভ করে রাখতে হবে ।প্রয়োজনবোধে F2 কী চাপ দিয়ে ব্যবহারকারী তারিখ পরিবর্তন করতে পারেন ।

Use Single Entry Mode For Pmt /Rcpt/Contra: ডিফল্ট yes নির্বাচন করা থাকে । ভাউচার ইনপুট করার সময় বার বার ক্রেডিটের জন্য To এবং ডেবিটের জন্য By নির্বাচন করতে না চাইলে এখানে Yes নির্বাচন করে রাখতে হয় ।

Show Table or Bill Details for Selection: ডিফল্ট Yes নির্বাচন করা থাকে । এটি নির্বাচন করা থাকলে ডেটর লেজার বা ক্রেডিটর লেজার তৈরি করার সময় প্রতিটি বিলের জন্য আলাদা আলাদা ব্যালেন্স অপশন নির্ধারণ করা হলে এ বিলের টেবিল প্রদর্শিত হবে ।

Show Inventory Details: ডিফল্ট Yes নির্বাচন করা থাকে । ফলে ভাউচার ইনপুট করার সময় ইনভেনটরি তথ্যাবলি প্রদর্শিত হবে ।

Show Ledger Current Balance:ডিফল্ট Yes নির্বাচন করা থাকে । এটি নির্বাচন করা থাকলে লেজার চলতি ব্যালেন্স প্রদর্শন করে ।

Use Balance or Voucher Date: ডিফল্ট No নির্বাচন করা থাকে । Yes নির্বাচন করলে ইনপুটকৃত ভাউচারের তারিখ লেজার ব্যালেন্স প্রদর্শিত হয় ।

Use Payment/Receipts as Contra:ডিফল্ট No নির্বাচন করা থাকে । Payment/Receipts ভাউচার কন্ট্রা এন্ট্রি দিতে চাইলে এ অপশনটিতে Yes নির্বাচন করে দিতে হবে ।

Allow Each Account in Journal: ডিফল্ট No নির্বাচন করা থাকে । ক্যাশ বা ব্যাংক লেজার জার্নাল এন্ট্রি দিতে চাইলে এখানে Yes নির্বাচন করতে হবে ।

Warm on Negative Cash Balance: ডিফল্ট Yes নির্বাচন করা থাকে । এটি নির্বাচিত করা থাকলে ক্যাশ বা ব্যাংক ব্যালেন্স নেগেটিভ হলে ট্যালি একটি পপআপ উইন্ডোতে ম্যাসেজ প্রদশর্ন করবে ।

ট্যালি.ইআরপি ৯ এ সংযুক্ত দুটি বিষয়:

Show Godown-Wise Details: এ অপশনটি বাতিল হওয়া ভাউচার ইন/আউটের ক্ষেত্রে ব্যবহৃত হয় । বাই ডিফল্ট ট্যালি.ইআরপি ৯ ভাউচার রিজেকশন ইন/আউটের ক্ষেত্রে গোডাউনের বিস্তারিত তথ্য দেখায় ।

Show Batch Wise Details: ভাউচার এন্ট্রি করার সময় স্টকে থাকা ব্যাচ ইনফরমেশন প্রদর্শন করার জন্য এ অপশনটি ব্যবহৃত হয় । এখানে No নির্বাচিত করলে ব্যাচ ওয়াইজ বিস্তারিত তথ্য প্রদর্শিত হবে ।

ভাউচার স্ক্রীন কালার

ব্যবহারকারীদের সুবিধার্তে ট্যালির এক এক ধরনের ভাউচারের জন্য এক এক ধরনের রঙ নির্ধারণ করা হয়েছে । স্ক্রীনের রং দেখে ভাউচারের ধরণ বুঝা যায়।

নিম্নে কোন ধরনের ভাউচার কি রঙ তা উল্লেখ করা হলো:

ভাউচার স্ক্রীন

রঙ

Contra Voucher

সাদা

Payment Voucher

হালকা হলুদ

Receipt Voucher

হালকা সবুজ

Journal Voucher

হালকা গোলাপী

Memo Voucher

হালকা নীল

Purchase Voucher

হালকা হলুদ

Sales Voucher

হালকা সবুজ

 

ভাউচার এন্ট্রি স্ক্রীনে ব্যবহৃত বিভিন্ন বাটন

F2: Date :ভাউচার তারিখ পরিবর্তন করা ।

F3: Company : একাধিক কোম্পানির মধ্যে করা ।

F5: Payment : Payment ভাউচার তৈরি করা ।

F4: Contra:Contra ভাউচারতৈরিকরা।

F6: Receipt :   Receiptভাউচার তৈরি করা ।

F7: Journal : Journalতৈরি করা ।

F8:Sales : Salesভাউচার তৈরি করা ।

F8: Credit Note : Credit Note তৈরি করা । {Ctrl+F8= F8 }

 

F9: Purchase: Purchaseভাউচার তৈরি করা ।

F9: Debit Note : Debit Noteতৈরিকরা। {Ctrl+F9= F9 }

F10: Rev.Jrnl: Rev. Jrnl তৈরি করা ।

F10: Memos: Memos তৈরিকরা।{Ctrl+F10= F10 }

F11: Features:কোম্পানিরফিচারনির্ধারণকরাযায়।

F12: Configuration :ভাউচারকনফিগারেশনপরিবর্তনকরাযায়।

 

ভাউচার এন্ট্রি স্ক্রীনের উপাদানসমূহ ( Components of Voucher Entry Screen )

এন্ট্রি স্ক্রীনের প্রধানত তিনটি অংশে বিভক্ত :

Voucher Header

·         Voucher Type /Number

·         Ledger Account

Ledger Details

·         Voucher Date /Day

·         Ledger Amount

·         Voucher Narration

Voucher Footer

·         To / By (or Dr/Cr)

·         Cheque Details

·         Voucher Amount

 

ভাউচার হেডার (Voucher Header )

ভাউচার হেডারে নিচের বিষয় গুলা এন্ট্রি করা যায়।

Voucher Number

ট্যালি ধারাবাহিক ভাবে ভাউচার এর ক্রমিক নাম্বার দিয়ে থাকে । যদি সর্বর্শেষ ভাউচার ৭ হয়ে থাকে তবে পরবর্তি ভিউচার নাম্বার হবে ৮।যদি ব্যাক ডেটে ভাউচার এন্ট্রি করা হয় অথবা মুছা হয় তাহলে তারিখ অনুযায়ী Rearrange হবে।

Voucher Date:

এখানে সিস্টেমের বর্তমান তারিখ প্রদর্শিত হবে । কী বোর্ডের F2 কী চেপে তারিখ এন্ট্রি করা যায়। বর্তমান তারিখ পরিবর্তন না করে Shift + Tab কী চেপে তারিখ ফিল্ডে এসে ভাউচার এর তারিখ পরিবর্তন করা যায়। ভাউচার তারিখের নিচে দিন দেখায় ।

ভাউচার লেজার একাউন্টস ( Voucher Ledger Account )

এটি হলো টেবুলার এরিয়া যেখানে প্রত্যেক লেজার ট্যানজেকশন এবং সম্পর্কিত ডেটা এন্টার করা যায়।

 

আজ এ পর্যন্তই । পরবর্তী টিউটোরিয়াল সিরিজ প্রকাশিত না হওয়া পর্যন্ত আমাদের সঙ্গেই থাকুন। আপনার যদি ট্যালি.ইআরপি ৯ সংক্রান্ত কোন প্রশ্ন থাকে তাহলে আমাদের ওয়েবসাইটে কনটাক্ট ডিটেইলস পাওয়া যাবে। যত দ্রুত সম্ভব আমরা আপনার প্রশ্নের উত্তর দিবো। সবাই ভাল থাকুন!

একটি উত্তর ত্যাগ